弥生販売で管理できないことは、「kintone」で解決しよう
林 めぐみ
弥生販売プロフェッショナルは、様々なことができるソフトです。
請求書の発行のほか、以下のことが出来ます。
- 見積管理や価格管理
- 出荷案内書や商品ラベルの印刷
- 在庫管理
- 回収/支払管理（債権/債務管理）
- 売上分析 など
詳しくはこちらの記事で書いています。
請求書発行だけじゃもったいない！ 弥生販売を活用しよう
こんにちは！ あすのて経営の林めぐみです。 製造業・卸売業の「弥生販売ユーザーさん」にささぐ 私は14年前、製造業時代に「弥生販売プロフェッショナル」を自社に導入…
製造業・卸売業向け経営コンサルティング｜あすのて経営 
しかし、以下のことは出来ない、または、やりづらいです。
- 商談管理（問い合わせ管理、営業管理、引合管理、見積担当者の管理など）
- 見積”依頼”管理
- 詳細な原価管理
- 生産管理全般
- 取引先の担当者管理
- 社外からアクセスしたり、３ユーザー以上でアクセスすること
これでは、Excelや紙による管理が残るか、属人化されたブラックボックス業務が残るか、です。どちらにしてもいい状態とは言えません。
やはり、業務全体のIT化を図りたいですよね。
そこでおすすめしているのが、
データベースアプリの「kintone」（キントーン）です。
目次
kintone とは
kintone（キントーン）は、たとえるならば
弥生販売のような画面を、自社で好きなようにカスタマイズし、
データベース化（アプリ化）できるWEBサービスです。
ドラッグ＆ドロップで項目を配置し、
弥生販売でいう「〇〇台帳」や「〇〇伝票」と似た画面を簡単に作成できます。
（注：弥生販売との連携機能はありません。別途でデータベースを作れるサービスです）
kintone（キントーン）公式サイト
実際の画面
百聞は一見にしかず、実際に見ていただくほうが分かりやすいと思います。
- 入力・表示画面（１件ずつの表示）
- 一覧表示（１件１行として表示）
サンプルアプリ
kintone には多くのサンプルアプリが用意されています。
自社に必要な管理項目を検討したら、似たアプリを導入して、カスタマイズしていけば良いでしょう。
▼タイトルをクリックすると、サンプルアプリのページを開きます。
なお、サンプルアプリはありませんが、
- 原価管理
- 見積り依頼の管理
- 取引先の担当者管理
のデータベースも作成できます。
kintone のメリット・デメリット
kintone のメリットは、次のとおりです。
- 自社に合わせて、簡単にカスタマイズできる
- 比較的、安価に導入できる※
- 柔軟にユーザー数を増減できる※
- ユーザーごと、アプリごとにアクセス権を設定できる
- インターネット経由でどこからでもアクセスできる
- 画面構成を弥生販売と似せることが可能で、従業員に操作を浸透させやすい
※価格は、月々 8,250円（税込み/最低５ユーザー）から導入することができます。
※６ユーザー目からは１ユーザーずつ増減可能です。
kintone のデメリットは、
- 既存システム（弥生販売など）と連動しづらい ※工夫次第で対応可能
- 自社でアプリ画面を作る必要がある
- アプリ作成が簡単すぎて、アプリが乱立してしまいがちである
- アクセス権を誤ると、従業員に見られたくない情報を公開してしまうおそれがある
- アカウント管理が甘いと、不正アクセス・情報漏えいのリスクがある
などです。
アクセス権対策や、不正アクセス対策は皆さま注意されるでしょうから、問題はないはずです。
意外と忘れがちなのが、データベースが乱立しがちな件です。
運用面で混乱が起こり、何もしないほうがまだマシだった……と、kintone導入が裏目に出てしまうことがあります。
kintoneを導入する際の注意点は、以下のとおりです。
kintone 導入時の注意点
導入する「目的」を明確化し、従業員に周知する
最初に、kintoneを導入する目的を明確にしましょう。
- kintone を導入して、どんなことを実現したいのか
を明らかにするということです。
そして、その目的を従業員に周知しましょう。
目的を全従業員で共有することにより、kintone導入後の活用がスムーズになり、業務効率化や情報共有などの効果が出やすくなります。
「kintone全体の責任者」を任命し、「入力ルール」を定める
kintone は、カスタマイズ性が高く、記入の自由度も高いデータベースです。
しかし裏を返せば、従業員それぞれの方法でデータが入力されやすいとも言えます。表記ゆれ等や多重管理、管理漏れが発生するおそれがありますね。
このような混乱を防ぐために、「kintone全体の責任者」を任命し、入力ルールを定めましょう。
どの業務のときに、どの情報を、どんな形式で登録するのか、を従業員に周知・共有し、徹底させるようにしてください。
ルールが守られていない場合は、適宜、kintone責任者がデータの整備をして、それ以上、運用上の混乱が広がらないようにする必要があります。また、入力ルールからはずれないように項目を設定するなど、アプリ開発上の工夫も必要です。
「アプリ管理権限」は、限られた社員だけに付与する
もし全従業員に管理権限を付与してしまうと、アプリが乱立したり、入力項目を勝手に増やされたりして、混乱のもとになります。
アプリの管理権限は、社長や kintone責任者など、限られた社員だけに付与しましょう。
大切なのは、「kintoneの仕組み」と「人の仕組み」を融合させ、ITを活用する社内風土と組織体制を作り上げることです。
まとめ
kintone は、比較的安価に導入可能で、開発も簡単です。
弥生販売の画面と似た感じで利用できるため、従業員さんへの浸透がしやすいのも特徴です。
kintone を導入すれば、弥生販売で管理できなかった業務を IT化することが出来ます。
kintone を活用して、業務効率化や見える化、情報共有を推進していきたいですね。
