弥生販売で管理できないことは、「kintone」で解決しよう

弥生販売プロフェッショナルは、様々なことができるソフトです。
請求書の発行のほか、以下のことが出来ます。

  • 見積管理や価格管理
  • 出荷案内書や商品ラベルの印刷
  • 在庫管理
  • 回収/支払管理(債権/債務管理)
  • 売上分析 など

詳しくはこちらの記事で書いています。

しかし、以下のことは出来ない、または、やりづらいです。

  • 商談管理(問い合わせ管理、営業管理、引合管理、見積担当者の管理など)
  • 見積”依頼”管理
  • 詳細な原価管理
  • 生産管理全般
  • 取引先の担当者管理
  • 社外からアクセスしたり、3ユーザー以上でアクセスすること

これでは、Excelや紙による管理が残るか、属人化されたブラックボックス業務が残るか、です。どちらにしてもいい状態とは言えません。

やはり、業務全体のIT化を図りたいですよね。

そこでおすすめしているのが、
データベースアプリのkintone」(キントーン)です。

kintone とは

kintone(キントーン)は、たとえるならば
弥生販売のような画面を自社で好きなようにカスタマイズし、
データベース化(アプリ化)できるWEBサービス
です。

ドラッグ&ドロップで項目を配置し、
弥生販売でいう「〇〇台帳」や「〇〇伝票」と似た画面を簡単に作成できます。

(注:弥生販売との連携機能はありません。別途でデータベースを作れるサービスです)

kintone(キントーン)公式サイト

実際の画面

百聞は一見にしかず、実際に見ていただくほうが分かりやすいと思います。

  • 入力・表示画面(1件ずつの表示)
引用元:https://kintone-sol.cybozu.co.jp/apps/035-ankenkanri.html
  • 一覧表示(1件1行として表示)
引用元:https://kintone-sol.cybozu.co.jp/apps/seizougyotoiawasekanri.html

サンプルアプリ

kintone には多くのサンプルアプリが用意されています。

自社に必要な管理項目を検討したら、似たアプリを導入して、カスタマイズしていけば良いでしょう。

▼タイトルをクリックすると、サンプルアプリのページを開きます。

なお、サンプルアプリはありませんが、

  • 原価管理
  • 見積り依頼の管理
  • 取引先の担当者管理

のデータベースも作成できます。

kintone のメリット・デメリット

kintone のメリットは、次のとおりです。

  • 自社に合わせて、簡単にカスタマイズできる
  • 比較的、安価に導入できる
  • 柔軟にユーザー数を増減できる※
  • ユーザーごと、アプリごとにアクセス権を設定できる
  • インターネット経由でどこからでもアクセスできる
  • 画面構成を弥生販売と似せることが可能で、従業員に操作を浸透させやすい

※価格は、月々 8,250円(税込み/最低5ユーザー)から導入することができます。
※6ユーザー目からは1ユーザーずつ増減可能です。

kintone のデメリットは、

  • 既存システム(弥生販売など)と連動しづらい ※工夫次第で対応可能
  • 自社でアプリ画面を作る必要がある
  • アプリ作成が簡単すぎて、アプリが乱立してしまいがちである
  • アクセス権を誤ると、従業員に見られたくない情報を公開してしまうおそれがある
  • アカウント管理が甘いと、不正アクセス・情報漏えいのリスクがある

などです。

アクセス権対策や、不正アクセス対策は皆さま注意されるでしょうから、問題はないはずです。

意外と忘れがちなのが、データベースが乱立しがちな件です。
運用面で混乱が起こり、何もしないほうがまだマシだった……と、kintone導入が裏目に出てしまうことがあります。

kintoneを導入する際の注意点は、以下のとおりです。

kintone 導入時の注意点

導入する「目的」を明確化し、従業員に周知する

最初に、kintoneを導入する目的を明確にしましょう。

  • kintone を導入して、どんなことを実現したいのか

を明らかにするということです。

そして、その目的を従業員に周知しましょう。

目的を全従業員で共有することにより、kintone導入後の活用がスムーズになり、業務効率化や情報共有などの効果が出やすくなります

「kintone全体の責任者」を任命し、「入力ルール」を定める

kintone は、カスタマイズ性が高く、記入の自由度も高いデータベースです。
しかし裏を返せば、従業員それぞれの方法でデータが入力されやすいとも言えます。表記ゆれ等や多重管理、管理漏れが発生するおそれがありますね。

このような混乱を防ぐために、「kintone全体の責任者」を任命し、入力ルールを定めましょう

どの業務のときに、どの情報を、どんな形式で登録するのか、を従業員に周知・共有し、徹底させるようにしてください。

ルールが守られていない場合は、適宜、kintone責任者がデータの整備をして、それ以上、運用上の混乱が広がらないようにする必要があります。また、入力ルールからはずれないように項目を設定するなど、アプリ開発上の工夫も必要です。

「アプリ管理権限」は、限られた社員だけに付与する

もし全従業員に管理権限を付与してしまうと、アプリが乱立したり、入力項目を勝手に増やされたりして、混乱のもとになります。

アプリの管理権限は、社長や kintone責任者など、限られた社員だけに付与しましょう。

大切なのは、「kintoneの仕組み」と「人の仕組み」を融合させ、ITを活用する社内風土と組織体制を作り上げることです。

まとめ

kintone は、比較的安価に導入可能で、開発も簡単です。

弥生販売の画面と似た感じで利用できるため、従業員さんへの浸透がしやすいのも特徴です。

kintone を導入すれば、弥生販売で管理できなかった業務を IT化することが出来ます。

kintone を活用して、業務効率化や見える化、情報共有を推進していきたいですね。

この記事を書いた人

林 めぐみ
林 めぐみ
中小企業診断士
経理・財務スキル検定 レベルA
日商簿記2級/基本情報技術者/FP2級

得意な業種:製造業・卸売業  得意なテーマ:経営全般・財務・IT

IT企業でのシステム運用を経て、小規模製造業の取締役を11年間経験。3代目後継者である夫のビジネスパートナーとして尽力し、経営企画からバックオフィスまで幅広い経験を積む。小さな会社でもできるIT活用や財務管理など、実践的なアドバイスが得意です。貴社の「明日の一手」=「あすのて」を導きます。

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